請求書だけで支払わない
発注100個、受領95個、請求100個のとき、差の5個は分納なのか、未着なのか、入力誤りなのかを確認します。発注、受領・検収、請求の情報を照合し、例外は保留して責任者が判断します。請求書の到着日が費用発生日になるとは限りません。 照合を保留しても法定の支払期限が延びるわけではありません。対象法令と期限を確認し、差異を早期に解決します。
この照合の仕組みは内部統制の一例です。金融庁の内部統制報告制度の対象会社と、一般企業が任意に採用する管理方法を区別してください。ここで示す承認の配置が全企業に一律義務付けられているという意味ではありません。
権限を分け、記録を残す
取引先の銀行口座変更を登録した人が、そのまま支払承認まで行うと誤りや不正を発見しにくくなります。登録、承認、実行、照合を分け、人数が少ない場合は責任者の事後確認など代替の確認方法を設けます。
操作履歴には誰が・いつ・何を・なぜ変更したかを残します。システム管理者の権限やプログラム変更も確認対象です。履歴があるだけで安心せず、確認する担当者とタイミングを決めます。
締め後の変更も追えるようにする
10月を締めた後に10月の返品が分かったとき、無断で伝票を書き換えると報告値が変わってしまいます。発生事実、会計期間、重要性、承認手続に従って処理し、元の伝票と訂正の関係を残します。入金明細と売掛金、在庫台帳と会計残高の差も、担当者を決めて解消します。