入荷入力では、発注番号、入荷日、品目、数量、単位、ロット・期限、保管場所、所有区分、検査状態等を記録します。バーコード、ハンディ端末、RFID等を利用すると転記を減らせますが、発注超過、重複登録、品目・単位の誤りを確認する処理が必要です。
受け入れた数量のうち、検査中や販売停止分は販売可能在庫と区別します。入荷入力から仕入・債務へ情報を渡す場合も、入荷、検収、会計認識の条件をそれぞれ確認します。預かり品や直送など、倉庫の数量と自社資産が一致しない取引も識別します。
入荷後、値付け、ラベル貼付、包装、小分け等の流通加工を行う場合もあります。どの状態の品を、誰の承認で加工し、どの数量・ロットへ変わったかを記録し、入荷・保管・出荷の数量と結びつけます。
物流を委託する3PLは、荷主へ物流戦略やシステムの改善を提案し、設計から包括的な受託・実行まで担う役割として捉えます。「運搬のみ外注＝1PL、一部外注＝2PL、全部外注＝3PL」という単純な外注範囲だけの区分では説明しません。
委託倉庫とも、品目・場所・ロット、数量、状態、処理日時をそろえ、在庫差異や連携停止を検知します。委託範囲、データ管理、検品、事故・破損、災害時の代替などの責任分界を合意し、委託したから荷主としての責任がすべて消えるとは考えません。