請求を三つの視点で見る
第一は契約に基づく請求内容です。数量・単価・値引・支払期限が相手との合意に合っているか確認します。第二は消費税上の書類要件です。適格請求書では発行者の登録番号、適用税率、税率ごとの消費税額等の事項が重要です。控除には帳簿と書類等の保存が必要となり、例外や経過措置にはそれぞれ条件があります。
第三は受渡しと保存の方法です。PDFをメールで受領した場合の電子取引データ保存と、JP PINT等による構造化データの連携は同じ意味ではありません。Peppolの採用がすべての企業・請求書で必須という制度ではありません。
メールで受領したPDF等の電子取引データは、電子データ自体を保存するのが原則で、印刷した紙だけへの置換では要件を満たしません。保存要件の猶予措置にも条件があり、データのダウンロードの求めへの対応等が必要です。
税率と返品を独立した項目にする
X01のライトは標準税率10%の商品とします。60個の請求は税抜60万円＋消費税6万円＝66万円。5個の返品は税抜5万円＋消費税5,000円＝55,000円の減額です。返品後の請求残高は605,000円です。適格返還請求書の扱いは対象と免除条件を確認します。
税率別の消費税額の端数処理は、一つの適格請求書につき税率ごとに1回行います。明細ごとの税額の丸め合計を無条件に採用すると差が出ます。税区分・税率・税額・丸めの規則を分け、変更の適用日も保持します。
連携後にも照合する
構造化データを取り込めても、二重請求や誤った取引先コードは自動的に防げません。取引先番号、請求番号、元取引、税率別合計、税込総額を照合し、エラー時は保留して確認します。電子データの保存期間・検索等の要件は採用する保存方式に応じて確認してください。