請求書では、相手がどの取引の代金を、いつ、どこへ支払うかを確認できるようにします。取引先、対象期間、明細、請求番号、支払期日、振込先等を契約に応じて示し、注文・出荷・提供記録と結びつけます。紙、PDF、構造化データのいずれでも、記載事項と保存、訂正の管理が必要です。
消費税の標準税率は10%、軽減税率は8%です。軽減税率の対象となる飲食料品等と標準税率の取引を区分し、税率ごとの対象額や税額を管理します。適格請求書には登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとの対価額・適用税率・税額、原則として相手の氏名・名称等の法定事項を記載します。税額の端数処理は、原則、一つの適格請求書につき税率ごとに一回とする等のルールを確認します。
適格請求書発行事業者には、原則として課税事業者からの求めに応じる交付義務等があり、例外もあります。制度上の条件を満たす適格簡易請求書、複数書類の組合せ、相手の確認を受けた仕入明細書等も扱いがあるため、書類名だけで適否を判断しません。返品・値引や誤記の訂正では、元の請求と関連付けて必要な返還・修正の情報を残します。
JP PINTは、機械で処理できるデジタルインボイスの標準仕様です。税務上の適格請求書の要件とデータ仕様は別の概念であり、紙の適格請求書も利用できます。すべての事業者がPeppolやJP PINTを使わなければならないわけではありません。採用時は相手の対応と仕様の版、必須項目、検証方法をそろえます。
電子メールやネット上のサービス等で授受した取引データは、電子取引データとして保存します。真実性・可視性等の要件を確認し、印刷物だけに置き換えないことが原則です。条件付きの猶予措置が使える場合も、電子データ自体と出力書面の提示・提出等への対応が必要です。
2027年4月からの飲食料品税率引下げについては、2026年10月31日時点で参照した国税庁特設サイトが法案成立を条件とする改正案と明記しています。現行の10%・8%を変更したものとして扱わず、法案の成立・施行日・対象が確定してから適用する情報として管理します。税率や登録状態は、日付による有効期間を持たせると改正に対応しやすくなります。