掛け販売では、商品やサービスを提供してから代金を受け取るまで時間が空くことがあります。自社が顧客から代金を受け取る権利を売掛金等の債権として管理し、請求、期日、入金、残高を追跡します。売上の認識と請求権の分類は契約や会計基準により、いつも同時に同じ金額で生じるとは限りません。
請求書は支払内容を知らせ、照合を助ける書類です。契約で定める請求手続や支払期日を確認して発行します。ただし、請求書が未発行という理由だけで債権が当然に消滅したり、回収する権利が一切なくなったりするわけではありません。請求漏れは入金遅延や紛争の原因となるため、提供記録と請求を照合します。
相手に対して売掛金100万円があり、同じ相手への買掛金50万円もある場合、相殺できる条件を確認した上で、差額50万円を請求・支払することがあります。これを相殺といいます。相殺は決済方法に関わる処理で、売上高を差額50万円へ減額する処理ではありません。法定相殺の要件や合意、債権譲渡等の制約も確認します。
期限別の債権残高を見て、未請求、請求済み、入金待ち、延滞、紛争中を区別します。延滞時は入金予定を確認し、受注・出荷停止や信用限度の見直し、貸倒見積との連携を行います。債権譲渡では譲渡先、対象、通知等の状態を管理し、元の相手へ二重に請求しないようにします。
記録の消失は請求・回収・立証を難しくします。債権データだけでなく契約・出荷・請求・入金の対応を保ち、バックアップを分離して保存し、復元テストを行います。障害時には代替の請求・入金確認と、復旧後の二重計上防止を含めた手順を使います。