見積は単価だけでなく、品質、納期、注文単位、送料、継続供給などを含めて比較します。1個1,000円で送料2,000円の仕入先Aと、1個1,050円で送料込みの仕入先Bなら、20個の場合の総額はAが22,000円、Bが21,000円です。ここでは税を省略しています。
仕入先マスタには取引条件、納入場所、支払先などを管理します。品目コードが同じでも、購入単位が箱、在庫単位が個なら換算が必要です。1箱10個という換算率と適用期間を明確にします。
振込先や単価の変更は、変更者、承認者、適用日を残します。取引先から届いた変更依頼は、登録済みの連絡先など別の経路で確認する運用も組み合わせます。マスタの最新値だけで過去の伝票を再計算しない設計が必要です。