発注には品目、数量、単価、納期、納入先などを記録します。承認前に外部へ注文を送らないこと、同じ承認を再操作しても二重に発注しないことを確認します。依頼者が自分だけで高額発注を承認できる運用にも注意が必要です。
100個発注して40個を受け入れ、取消しがなければ発注残は60個です。残りを不要とするなら、残60個の取消しを仕入先と確認して記録します。単に完了フラグを立てて、相手への連絡を省くことはできません。
数量や納期を変更した場合は、変更前後の版と仕入先の回答を残します。新旧の注文書が両方届いて二重手配にならないよう、再発行と新規発注を区別します。注文変更の影響は、生産計画や欠品の見込みにも伝えます。