営業活動には、新規顧客の開拓、顧客情報の管理、商談、見積、価格や納期の交渉、受注、社内の納入調整、納入後の支援があります。担当者が変わっても顧客との約束を引き継げるよう、誰と何を話し、次に何をするかを共有します。
SFA（Sales Force Automation）は営業活動を支援する仕組みです。商談管理では案件の段階、金額、見込時期、担当者、次の行動を記録します。見積支援では商品・数量・価格条件を呼び出し、値引の承認や見積書の作成を助けます。商品情報の検索では仕様、代替品、価格や供給状況を参照します。これらは機能例であり、SFAの機能が三つに限られるわけではありません。
CRM（Customer Relationship Management）は顧客との関係を管理・改善する活動です。営業、問い合わせ、購入、サポートの情報をつなぎ、顧客の状況に合った対応を考えます。SFAとCRMは目的が重なる部分もあり、製品名だけで境界を決めず、必要な業務とデータから役割を整理します。
共有する商品価格や顧客属性には更新責任者と有効期間を設けます。顧客担当者の氏名やメールアドレスなどはB2Bでも個人情報となり得ます。利用目的を明確にし、必要な担当者だけが閲覧できる権限、委託先の管理、保存・削除、漏えい時の対応を決めます。
AIで商談要約や提案書を作る場合も、事実、価格、契約条件は担当者が確認します。入力した機密や個人情報がどこで利用・保管されるかを確認し、AIの出力をそのまま顧客への確約にしない運用が必要です。