売上入力では、契約や受注に対応する提供内容を呼び出し、商品・サービス、数量、単価、提供日、税区分、取引先、請求先を確認します。出荷や検収記録を利用して二重入力を減らせますが、どの事実を売上の確定条件とするかは、適用する会計基準と契約に合わせます。
分納、一部検収、返品、値引、前受、契約資産・契約負債がある場合は、注文総額をそのまま一度に売上としない設計が必要です。売上明細を元の受注明細や出荷・提供記録に結びつけ、請求額や入金額との違いを説明できるようにします。税率別の金額や適格請求書の訂正等も関係します。
確定した会計データを訂正するときには、元の記録と訂正理由を追跡できることが重要です。赤黒処理は、元伝票を残し、取消しのマイナス伝票と正しい伝票を追加する方法です。赤伝・黒伝という呼び方は、取消しと通常の伝票を色で区別した取扱いに由来します。
例えば、商品Aの販売数量を100個と記録した後で90個が正しいと判明した場合、伝票0100「100個」を残し、伝票0201「−100個」で取り消し、伝票0202「90個」を登録します。三つの伝票を関連付け、訂正者、承認者、日時、理由を残します。数量の合計は90個となり、訂正の経緯も確認できます。
同じ目的を、取消仕訳、訂正履歴、承認済みの版管理等で実現するシステムもあります。方式の名前だけでなく、元データを不当に消せないこと、権限・証跡・会計期間・再連携時の重複を管理できることを確認します。
一時的な得意先や商品にも、請求先、税務属性、提供内容、責任者を特定できる情報が必要です。全件を同じダミーコードへ集約すると与信・請求・追跡を誤るため、登録待ち状態や取引ごとの識別子を用意します。マスターの新規登録・変更にも承認と有効期間を設けます。