商品を納品するときには、納品内容を伝える納品書、受領を確認する受領書、社内で売上を記録する伝票などを使います。納品書の発行や様式は契約や業種の運用によります。「保存が必要な証憑だから、すべての販売で必ず納品書を発行する」という関係ではありません。作成・受領した書類の保存義務と、相手へ交付する義務は分けて確認します。
書類には自社様式、得意先が指定する指定伝票、業界の統一伝票があります。複写式帳票を使う運用もありますが、紙、PDF、EDI等の構造化データを選ぶ場合は、相手の受入条件と社内の記録管理を合わせます。複数の書類へ同じ数量・金額を転記する際は、共通番号を使って不一致を防ぎます。
請求書は支払内容を通知する書類であり、契約上の請求手続を確認して発行します。適格請求書発行事業者には、原則として課税事業者の求めに応じて適格請求書を交付する義務等がありますが、制度上の例外もあります。納品書と請求書を組み合わせて要件を満たす場合は、それぞれの関連を明確にします。
電子メールやEDI等で取引情報を授受した場合は、電子取引データの保存要件を確認します。紙で受け取った書類まで必ず電子化しなければならないわけではありません。電子取引は印刷物だけで保存を完了させず、元データの保存、検索・閲覧、訂正の管理等を整えます。