不適合が見つかった物は、良品と区別して保管します。返品するのか、交換してもらうのか、値引きを受けて使用するのかを決めます。判定前に良品として出庫できない状態にする必要があります。
10個を1個1,000円で仕入計上済みとし、そのうち2個を返品して債務を減らす合意ができた例では、減額は2,000円です。未払いで税を省略し、三分法で処理する仮定なら、借方「買掛金2,000円」／貸方「仕入2,000円」と表せます。
交換品を受け取る場合は、返送した2個と代替品の入庫を結び付けます。返品の承認だけで返送完了とせず、実際の出庫、相手の受領、金銭調整の合意を別に追います。税や証憑の扱いは個別の条件を確認する対象です。