発注管理は、販売や生産に必要な商品・材料・サービスについて、仕入先、数量、価格、納期、受入場所等を決め、注文とその進捗を管理する仕事です。受注を契機に調達する場合と、将来の販売に備えて在庫を補充する場合があります。
発注前に、必要量、手持在庫、引当、発注済みの未入荷分、代替品、仕入先の供給能力を確認します。見積条件を比べる際は、単価だけでなく運賃、最小発注量、品質、調達期間、支払条件や供給停止のリスクも検討します。発注担当と承認担当の権限を定め、例外の理由を記録します。
注文書、Web、EDI、API等で注文を送り、仕入先の回答と相違があれば調整します。商品コードの対応、分納、変更、取消、納期遅延を明細単位で管理し、発注番号を受入・請求へ引き継ぎます。電子化しても、回答不一致や重複送信への処理は必要です。
直送では、仕入先から得意先へ商品が届きます。自社倉庫での入庫がなくても、販売側の受注、仕入先への発注、納品確認、売上・仕入・請求を関連付けます。受注を発注へ転記する自動処理では、取引先、価格、配送先が正しいかを検証します。
製造委託や一定の運送委託等では、取適法の適用を取引内容と当事者の規模等から判定します。対象の場合、発注内容等の明示、記録保存、支払期日の設定等を行います。単に「仕入れ」と呼ぶことだけで対象内外を決めたり、検収を遅らせて支払起算を延ばしたりしない管理が必要です。