経費精算では、従業員による立替、会社からの仮払、会社決済のカード等を区別します。誰が支払ったかと、サービスをいつ利用し費用が発生したかは別の情報です。請求書が届くまで費用が発生しないわけではありません。
従業員が業務の旅費1万円を立て替え、内容と証憑を確認した場合、借方：旅費交通費1万円／貸方：未払金1万円などと記録します。会社が本人へ返金した日に、借方：未払金1万円／貸方：普通預金1万円とします。消費税の処理はここでは省略しています。
出張前に2万円を仮払いした場合は、借方：仮払金2万円／貸方：普通預金2万円です。実費が1万5000円で残り5000円を返金すると、借方：旅費交通費1万5000円、現金5000円／貸方：仮払金2万円となり、仮払残高がなくなります。
申請には日付、目的、利用先、金額、税区分等を入力し、所属部署・予算担当・経理等の必要な承認を受けます。少額の事務用品等で購買の手順を簡略化しても、業務目的の確認や証拠を不要にはしません。
電子メールやウェブで受け取った領収書等は電子取引データとして要件に従って保存します。カード明細だけで取引内容や税務要件をすべて満たすとは限りません。会社決済型と従業員決済型を区別し、二重精算・私的利用・未精算残高を確認します。